UPS stab, Sykehuset Telemark HF

Sekretær

Publisert9.6.2025

Søk senest21.6.2025

Om stillingen

Er du en som ser løsninger, der andre ser utfordringer? Trives du med høyt tempo, mange baller i luften og varierte arbeidsdager? Da kan dette være stillingen for deg.

Vi søker en løsningsorientert og initiativrik sekretær som evner å holde oversikt og samtidig takle detaljer i en hverdag preget av både struktur og raske endringer. Hos oss får du en sentral rolle i en ungdomspsykiatrisk avdeling hvor arbeidsoppgavene spenner seg bredt- fra pasientkontakt og journalføring til møtekoordinering og leder/driftsstøtte. Du må kunne jobbe selvstendig og effektivt, men også bidra til fellesskapet med høy faglig integritet og pasientfokus.

Dette er stillingen for deg som har stor arbeidskapasitet, liker å ta ansvar, og som motiveres av å være en viktig støttespiller for leder og det tverrfaglige behandlingsteamet.

Alle søkere må benytte Webcruiter. Attester og vitnemål må lastes opp som vedlegg i PDF format og legges ved søknaden. Opplysningene i CV- og rekrutteringsdatabasen oppbevares i henhold til EUs personvernforordning/GDPR (EU 2016/679).

Arbeidsoppgaver

Arbeidsoppgaver vil blant annet bestå av:

Pasientadministrasjon:

Registrere pasienter i DIPS
Holde oversikt over innleggelser, utskrivelser og ventelister
Registrere møtt og takste
Sende ut checkwere

Koordinering av avtaler:

Planlegge møter, pasientkonsultasjoner og terapeutiske samtaler for behandlere og annet personal
Bestille tolk
Bestille bil
Ha oversikt over HLR-, MAP- og brannvernopplæring for alle ansatte

Kommunikasjon:

Være kontaktpunkt mellom helsepersonell, pasienter og deres pårørende
Svare på telefoner og håndtere e-poster

Rekvisita og logistikk:

Bestille medisinsk utstyr, kontorrekvisita og annet nødvendig materiell for avdelingen

Administrasjon:

Ta ansvar for, og følge opp beskjeder/oppgaver fra leder
Håndtere fakturaer
Bistå med innleie i GAT ved fravær/andre behov
Bistå i utarbeidelse av turnus/hjelpeplaner i GAT
Registrere fravær i GAT
Bestille varer og tjenester og motta disse
Ved nyansettelser: Sende inn aktuelle skjema i personalportalen, innhente politiattest, sette opp opplæringsvakter
Sende behovsmeldinger

Kvalifikasjoner

Ønskelig med formell kompetanse innenfor kontorarbeid og administrasjon, erfaring innenfor feltet kan veie opp for dette
Kjennskap til DIPS og GAT, samt erfaring fra planlegging og regler for turnus er en fordel
Må beherske norsk språk både skriftlig og muntlig

Personlige egenskaper

Evne til å arbeide selvstendig og i samarbeid med andre
Gode kommunikasjonsevner, både skriftlig og muntlig
Du er faglig interessert, initiativrik og tar ansvar for egen læring
Du er serviceinnstilt, strukturert og ansvarsbevisst
Du deler våre verdier; kvalitet, respekt og trygghet
Personlig egnethet vektlegges

Vi tilbyr

Digitale kompetanseplaner, opplæring og veiledning
Gode muligheter for faglig- og personlig utvikling
Velferdstilbud til ansatte
Alle ansatte ved Sykehuset Telemark omfattes av gode pensjons- og forsikringsordninger.

Telemark kalles ofte ett Norge i miniatyr. Her har vi kort vei til sjø og fjell. Bygd og by. Rammet inn av en fantastisk skjærgård. Spektakulære innsjøer og majestetiske fjelltopper med eventyrlig natur. Samtidig er det urbane bylivet som tvillingbyene Skien og Porsgrunn byr på sentralt plassert på Østlandet. Her finner du et kulturelt mangfold og har utallige aktiviteter å velge i. Klikk deg inn på nettsidene til Visit Telemark for mer informasjon om opplevelser, kulturtilbud, nasjonalparker, attraksjoner, underholdning og mye mer. Siden boligprisene her fortsatt er lavere sammenlignet med andre fylker i regionen, er det gunstige forhold for de som er på boligjakt. Sykehuset Telemark HF ligger i hjertet av vårt fantastiske fylke, sett kursen mot Telemark!

Sjekk gjerne ut vår hjemmeside www.sthf.no/om-oss/jobbe-hos-oss/