Har du erfaring fra arbeid med fullelektronisk arkiv og digital saksbehandling i offentlig sektor?

Om stillingen

Da er kanskje nettopp du vår nye kollega!

Dokumentsenteret i Velferdsetaten søker en kunnskapsrik og handlekraftig arkivar til en fast stilling. Vi tilbyr spennende og utfordrende oppgaver innen drift av fullelektronisk arkiv og elektronisk saksbehandling i Acos Websak. Hos oss vil du være med på å utvikle rutiner for elektronisk dokumentbehandling og saksbehandling, samt gi opplæring og brukerstøtte til saksbehandlere.

Vi jobber kontinuerlig med å skape gode digitale løsninger som effektiviserer arbeidsprosessene og forbedrer tjenestene våre. Alle Velferdsetatens fysiske arkiver er plassert på fjernlager, og vi har et dedikert team bestående av fire faste ansatte.

Vi ser etter deg som har erfaring fra det offentlige, trives med arkivoppgaver og brukerstøtte  og har interesse for drift og utvikling av arkivfaglige områder. Bli en del av vårt team og bidra til å løse våre viktige oppgaver!

Er du klar for en ny utfordring i en etat med et givende samfunnsoppdrag? Søk da vel.

Arbeidsoppgaver

• Gi opplæring i dokumenthåndtering deriblant arkivering til ansvarlige for underliggende arkiver, saksbehandlere og medarbeidere
• Utvikle og holde kurs for saksbehandlere/ledere
• Gi råd og veilede organisasjonen i arkivfaglige spørsmål
• Jobbe med administratoroppgaver og brukeradministrasjon i Websak 
• Være med å teste Websak ved oppgraderinger   
• Utarbeide brukerveiledninger, rutiner og reglement for en forsvarlig og effektiv håndtering av dokumenter i Velferdsetaten 
• Publisere og være dokumentansvarlig for rutiner og prosesser i kvalitetssystemet 
• Utføre daglige driftsoppgaver som:  
  
  • Kontroll og publisering av offentlig journal
  • Betjene postmottak og postfordeling
  • Skanne og registrere dokument i sak- og arkivsystemet
  • Kvalitetssikring
  • Brukerstøtte
    

Kvalifikasjoner

• Utdanning på høyskole- eller universitetsnivå innenfor arkiv og dokumentbehandling på minimum bachelornivå
• Relevant arbeidserfaring kan kompensere for manglende formell utdannelse
• Erfaring fra arbeid med fullelektronisk arkiv og digital saksbehandling i offentlig sektor, helst kommunal sektor
• Erfaring med utvikling av rutiner og arbeid i kvalitetssystem
• Erfaring med systemadministrasjon og testing
• Kjennskap til nasjonale felleskomponenter og digitale fellesløsninger
• God kjennskap til relevant lovverk, forskrifter, standarder og god praksis innenfor fagområdet og offentlig forvaltning
• Gode Ikt-ferdigheter
• God norsk muntlig og skriftlig fremstillingsevne tilsvarende minimum C1 i henhold til Det felles europeiske rammeverket for språk
  

Vi ber deg legge ved vitnemål og dokumentasjon på relevant arbeidserfaring sammen med søknad innen søknadsfristen. Søkere med utenlandsk utdanning må også legge ved generell godkjenning fra Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse.

Personlige egenskaper

• God gjennomføringsevne og kan jobbe selvstendig - samtidig som du liker å jobbe sammen med andre for å nå felles mål
• Har stor arbeidskapasitet
  
• Er kvalitetsbevisst, nøyaktig og strukturert
• Har gode kommunikasjons- og samarbeidsevner
• Har interesse for innovasjon og digitale løsninger
• Klarer å se sammenhengen mellom arkiv og andre prosesser i organisasjonen
• Personlig egnethet vil også bli vektlagt

Vi tilbyr

• Et stimulerende og åpent arbeidsmiljø med høy faglig kompetanse og trivelige kolleger
  
• Fleksibel arbeidstid og en arbeidsplass med inkluderende arbeidsliv
• Nye, lekre lokaler og bedriftsrestaurant sentralt i Oslo
• Mulighet for hjemmekontor
• Gode tjenestepensjons- og forsikringsordninger i Oslo pensjonsforsikring - som ansatt i Oslo Kommune betaler arbeidsgiver i tillegg hele pensjonspremien din etter nettolønnsordningen, dvs. at det ikke trekkes 2 % av din brutto lønn til pensjonsinnskudd
• Stillingen lønnes som spesialkonsulent  i lønnstrinn 43 ( kr 686 100- pr. år i 100% stilling) i Oslo kommunes regulativ

Håper å høre fra deg!

Kontaktinformasjon

Siri Ørbeck Ryan, Teamleder dokumentsenteret, 90 81 34 51

Arbeidssted

Hausmanns gate 21
0182 Oslo

Nøkkelinformasjon:

Arbeidsgiver: Oslo kommune

Referansenr.: 4936866705
Stillingsprosent: 100%
Fast
Søknadsfrist: 02.04.2025