Anett Andersen

Arkivleder

OmrådeOslo

Publisert10.10.2025

Søk senest26.10.2025

Om stillingen

Har du erfaring fra dokumentforvaltning og arkiv, og lyst til å være med å forme fremtidens løsninger?

…..vi lyser ut en stilling som fagleder arkiv og dokumentforvaltning i seksjonen for fellestjenester.

Vi er på jobb for å skape en effektiv, sikker og miljøvennlig jernbanesektor.
Vi skal styrke aktivitetene våre innenfor dokumentasjonsforvaltning og søker deg som kan være en pådriver for å forbedre tjenestene vi allerede leverer, som kan hjelpe oss å utvikle nye tjenester og innføre en sterkere grad av teknologi/KI, slik at vi kan rigge oss for fremtiden for å enda bedre understøtte direktoratets saksbehandling.

Viktigst er at du er engasjert i hvordan dokumentasjonsforvaltning må og bør fornyes, forenkles og forbedres for å gjøre dokumentering enklere for alle ansatte i direktoratet. Vi er opptatt av at du har gode digitale ferdigheter, har interesse for informasjonssikkerhet og teknologiske muligheter.

Om stillingen
Som fagansvarlig dokumentforvalter/arkivleder vil du ha det utøvende ansvaret for arkivene og dokumentforvaltning i direktoratet. Du vil lede dokumentasjonsforvaltningsteamet på et strategisk, taktisk og operativt nivå. Det er viktig at fagleder er motiverende og liker å gjøre andre gode.

Dokumentasjonsforvaltning består i dag av 5 engasjerte, serviceinnstilte og dyktige kollegaer som er organisert som et team i seksjon for Fellestjenester. Teamet har ansvaret for driftsoppgaver som dokumentfangst, journalføring, kvalitetskontroll, brukerstøtte og opplæring. Vi har også funksjonelt ansvar for sak-/arkivsystemet Elements.
Personalansvaret for de 5 medarbeiderne vil ligge hos seksjonsleder for fellestjenester.
Vi ser etter deg som har evne og erfaring med å kombinere arbeidet med daglig drift, og samtidig se nye løsninger for effektiv, sikker og digital dokumentasjonsbehandling. Du er digitalt trygg, oppdatert på gjeldende lov- og regelverk (GDPR, NOARK mm), og har evne til å jobbe raskt og nøyaktig.

Du vil få ansvar for:

overordnet fagansvar for teamet og dokumentasjonsforvaltning i direktoratet
lede og rådgi medarbeidere faglig, sørge for kvalitetsstyring av arkivfunksjonen
Utvikle og implementere strategier for dokumentasjonsforvaltning i organisasjonen
systemutvikling og integrasjon
bidra til utvikling og integrasjon av digitale løsninger for dokumentfangst og arkivtjenester, inkludert automatisering av saksbehandling/prosesser
videreutvikle informasjon-, dokumentasjons- og arkivforvaltning
inkludert forenkle, forbedre og standardisere tjenester og være pådriver for digitalisering og forenkling av arbeidsprosesser. Systemansvar for sak- og arkivsystemet
gi arkivfaglig veiledning, rådgivning og være en god samarbeidspartner for direktoratets enheter/seksjoner.
sikre at ansatte får nødvendig opplæring og brukerstøtte, og være pådriver for intern kompetansedeling og bidra til økt forståelse for arkivfaget
representere fagområdet i relevante nettverk og fora internt og eksternt
overordnet fagansvar for arkivarbeidet som omhandler administrativt arkiv og gradert arkiv
selvstendig saksbehandling innenfor fagområdet arkiv
utarbeide og vedlikeholde arkivplanen, instrukser og rutiner for saksbehandlingsprosesser og dokumenthåndtering.
bidra i prosjekt og utviklingsarbeid, og sikre etterlevelse av gjeldende regelverk

Kvalifikasjoner

gode lederegenskaper
relevant høyere utdanning, fortrinnsvis på bachelornivå. Lang og relevant erfaring innen informasjons-/dokumentasjonsforvaltning kan kompensere for manglende bachelorgrad.
relevant erfaring fra offentlig sektor og erfaring med bruk av saksbehandlings- og dokumentforvaltningssystemer.
oppdatert kunnskap om lovverket som regulerer arkiv og saksbehandling i offentlig sektor og du må være oppdatert på NOARK og relevant lovverk innenfor arkivområdet.
erfaring med systemutvikling og integrasjon innen arkiv- og dokumenthåndteringssystem/saksbehandling inkludert digitalisering og automatisering av arkivtjenester, som f.eks. RPA-løsninger, automatisk dokumentfangst, og annet relevant
god muntlig og skriftlig formuleringsevne på norsk
kunne sikkerhetsklareres og autoriseres for HEMMELIG/NATO

Det er en fordel om du har:

kjennskap til Elements/Elements Next
erfaring fra gradert arkiv
erfaring med prosjektarbeid

Personlige egenskaper

du er samfunnsorientert – faglig engasjert og ønsker å bidra til kontinuerlig forbedring
du har gode evner til kommunikasjon, samarbeid og relasjonsbygging
du har god rolleforståelse, evne til å lede, prioritere oppgaver og sette retning
du er serviceinnstilt, initiativrik og har god gjennomføringsevne
du jobber strukturert og nøyaktig, er kvalitetsbevisst og har et løsningsorientert og endringsvillig tankesett

For å lykkes og trives i rollen må du like å jobbe med alle aspekter innenfor dokumentasjonsforvaltning, være god til å bygge relasjoner og være interessert i å utvikle fremtidsrettede løsninger som skaper verdi for direktoratet.

Hvorfor skal du velge oss?

Bli en del av Jernbanedirektoratet – hvor vi sammen skaper fremtidens jernbane med verdiene våre: nytenkende, åpen, modig og kompetent.

Hos oss får du muligheten til å bidra til et viktig samfunnsoppdrag som fremme en bærekraftig utvikling av samferdselssektoren i Norge. Du vil jobbe med samfunnsaktuelle problemstillinger som har betydning for både enkeltmennesker og samfunnet som helhet.

Du blir en del av et kompetent og engasjert fagmiljø, i en organisasjon i utvikling, og et inkluderende arbeidsmiljø med godt samhold og fellesskap.

Les mer om hvordan det er å jobbe i Jernbanedirektoratet.

Som ansatt får du gode rammer som legger til rette for balanse mellom jobb og fritid. Du får fleksitid, sommertid, betalt overtid og mulighet for hjemmearbeid når arbeidsoppgavene tilsier at det lar seg gjøre.

Du får også gode pensjons- og forsikringsordninger gjennom Statens pensjonskasse, og mulighet for boliglån med gunstige vilkår. Les mer på spk.no. Det trekkes 2 % av lønnen i lovpålagt pensjonsinnskudd.

Stillingen lønnes som arkivleder (kode 1072) i lønnsspennet kr. 700 000-950 000 brutto pr. år, avhengig av kvalifikasjoner. Høyere lønn kan vurderes for særskilt kvalifiserte kandidater. Fra lønnen trekkes 2 % lovfestet innskudd til Statens pensjonskasse.

Arbeidssted: Oslo, Trondheim eller Bergen.

Vi er opptatt av mangfold og inkludering, og søker deg med relevant kompetanse, spennende fagkombinasjoner, livserfaring og nye perspektiver.  Har du hull i CV-en din, funksjonsnedsettelse eller innvandrerbakgrunn vil vi oppfordre deg til å krysse av for dette når du søker stilling hos oss. Det gir deg mulighet for å få positiv særbehandling. Vi kaller inn minst én kvalifisert søker fra hver av disse gruppene til intervju.

Vitnemål og attester må følge søknaden. Vi ber om at du henter vitnemål fra Vitnemålsportalen direkte i Webcruiter når du søker stillingen. Dersom du har tatt hele eller deler av utdanningen din i utlandet, ber vi om en autorisert oversettelse av papirer og vitnemål, og godkjenning fra Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse. (https://hkdir.no/utdanning-fra-utlandet). Godkjenningen må legges ved søknaden.

Når du søker jobb hos oss, vil navnet ditt stå på en offentlig søkerliste. Ønsker du å bli unntatt denne søkerlisten, må du begrunne hvorfor, og vi vurderer om vi kan innvilge unntak. Du hører fra oss hvis vi ikke kan det.
I våre rekrutteringsprosesser gjennomfører vi personlighetstest- og evnetester. Vi bruker Semac bakgrunnssjekk. På enkelte stillinger kan det være behov for utvidet sjekk og individuell helhetsvurdering i forkant av ansettelse.