Jobb og Karriere
Tips for mer effektive møter
Har du noen gang hørt noen klage på at møtet var for kort? Sannsynligvis ikke. Tvert om kjenner vel de fleste seg igjen i frustrasjonen over ineffektive møter som synes aldri å ta slutt, og det samtidig som man har en mengde arbeid som ligger og venter.
Her kommer et par tips på hvordan du unnviker å havne i «møtefellen» med deltagere som spør seg selv «Hvorfor er jeg her?»
Ha tydelige mål
Før du sender ut en invitasjon til et møte, må du spørre deg selv: «Hva vil jeg oppnå? Gjelder det viktig forandring i strategi eller arbeidsmetoder? Behøver du input på et problem eller skal det tas en viktig avgjørelse?» En tydelig og gjennomtenkt agenda er alfa og omega. Møter med utydelige mål av sorten «statusoppdatering» er sjelden en effektiv bruk av tiden. Begynn derfor alltid med å spørre om det virkelig er behov for dette møtet, eller om det kan erstattes av et par telefonsamtaler eller om det kan løses pr. e-post.
Aktuelt personell
Sørg for at det bare er aktuelt personell som deltar for å nå ønskelig resultat. Om du kan redusere antall deltagere på et timelangt møte med for eksempel tre personer, har du spart tre timer for bedriften. Når mennesker føler at det som diskuteres er irrelevant for dem eller at de mangler den kunnskap som kreves for et svar på det aktuelle spørsmålet, kommer de til å betrakte sin tid for meningsløs.
Glem ikke planleggingen
Skap en agenda som tydelig viser hva som skal diskuteres og sett av et par minutter til hvert punkt! Distribuer agendaen i forveien og ta den frem i begynnelsen av møtet slik at alle har den foran seg – det gjør at alle blir fokusert.
Ingen annen får ta over
Om en person tar over møtet og diskusjonene, er det viktig å si stopp! Si gjerne «takk for dine input, men nå må de andre få si noe før vi tar en avgjørelse». Å være åpen og tydelig med dette fra begynnelsen, skaper du en bra dynamisk balanse i gruppen.
Start og slutt i tid
Om du kontinuerlig er nøye med å holde tiden, så kommer dine kollegaer å følge dette og respektere deg for det. På den måten minsker du unødig svinn av arbeidstid. De fleste setter dessuten pris på at du viser forståelse for at deres tid er verdifull.
Hold det kort
Unnvik å planlegge altfor lange møter – maks en time er en bra grunnregel for hvor lenge man klarer å opprettholde konsentrasjonen. Siden møter har en tendens til å pågå minst så lenge som man hadde tenkt, er det et tips å avsette mindre tid enn man først hadde tenkt. Det får alle til å bli mer fokusert på oppgaven.
Stå oppreist om mulig
Om det er praktiskt mulig å ikke sitte ned, så er det verdt et forsøk. Forskning viser at møter på stående fot, kan være mer effektive. I en studie tok det stående grupper en tredjedel av tiden å ta en avgjørelse sammenlignet med de som var sittende – uten tap av kvalitet på avgørelsen.
Ingen teknologi
Om folk tar med seg sine Smart Phones, laptops eller lesebrett, er risikoen stor for at de begynner å bruke dem og at de dermed mister fokus, og bidrar derfor ikke til å oppnå målet for møtet.
Følg opp
Det er lett for at deltagerne forlater et møte med helt forskjellige oppfatninger om hva som har skjedd. For at man skal minimere den risikoen og samtidig sørge for at alle er på samme spor, bør man alltid følge opp møtet med å sende et sammendrag til deltagerne med hva som ble oppnådd og hvilke avgjørelser som ble bestemt.
Det er mulig å ha inspirerende og produktive møter som oppnår resultat og bidrar til bedre samhold i gruppen, og om du følger disse rådene, er du et stykke på veien.
Erik Larsson,
Hedengren Media
